Chi tratta i dati e come contattarci
Doculea è sviluppata da Systema360 S.r.l., 85100 Potenza (PZ), P. IVA 02227730765.
Per l’assistenza scrivi a info@systema360.it. Per richieste sui dati personali scrivi a privacy@systema360.it.
Systema360 è titolare del trattamento dei dati che riceve per rispondere alle richieste di assistenza e gestire i rapporti con gli utenti. Non gestisce un servizio cloud che riceva o conservi il tuo archivio documentale.
Documenti e catalogo restano sotto il tuo controllo
Doculea legge i PDF e le scansioni, estrae il testo e conserva nel catalogo locale percorsi, categorie, tag, date e soggetti rilevati o inseriti da te. Questi contenuti possono includere dati personali, anche sensibili, a seconda dei documenti che scegli di trattare.
OCR, ricerca e classificazione sono eseguiti sul Mac. L’app non trasmette PDF, testo estratto o dati del catalogo ai server Systema360 o a servizi AI esterni. Non integra pubblicità, profilazione o strumenti di analisi dell’utilizzo di terze parti.
Se organizzi documenti per lavoro o per conto di altre persone, resta tua responsabilità individuare le basi giuridiche, i tempi di conservazione e le misure di protezione adeguate. L’elaborazione locale non costituisce una certificazione di conformità al GDPR.
Cartelle, rete e permessi
L’accesso ai file è limitato alle posizioni autorizzate attraverso macOS. Puoi collegare cartelle locali, dischi esterni, NAS e server montati nel sistema. Un NAS o server viene raggiunto attraverso la rete, secondo la configurazione che hai scelto.
Se scegli cartelle sincronizzate da servizi esterni, eventuali trasferimenti sono gestiti da quei servizi e dalle tue impostazioni. Doculea non modifica né sostituisce le loro condizioni di trattamento.
L’uso di scanner compatibili e delle funzioni Continuity di iPhone e iPad è facoltativo e passa dai servizi di sistema Apple. I permessi di macOS non equivalgono, da soli, al consenso GDPR al trattamento del contenuto dei documenti.
Intelligenza artificiale sul dispositivo
Quando disponibile e attiva su un dispositivo compatibile, Doculea può utilizzare Apple Intelligence tramite il modello Apple sul dispositivo. In alternativa usa regole locali. Nella versione descritta non viene utilizzato Private Cloud Compute.
I suggerimenti automatici non sono decisioni con effetti giuridici e possono contenere errori. Puoi correggerli. Le nuove categorie richiedono la tua approvazione.
Puoi scegliere regole facoltative per ogni sorgente, inizialmente disattivate, e simularle prima dell’attivazione. Le regole attive possono classificare, aggiungere dati e tag, rinominare e spostare nuovi PDF mentre la finestra dell’archivio è aperta. I file già presenti richiedono un’anteprima e la conferma del lotto.
Configurazioni ed esiti delle regole sono conservati nel catalogo locale e possono essere inclusi nel suo backup. Il ripristino mantiene le regole disattivate. Nessuna eliminazione automatica.
Acquisti, aggiornamenti e TestFlight
Apple gestisce account, pagamenti, rinnovi, rimborsi e distribuzione dell’app. Doculea utilizza StoreKit per leggere e verificare lo stato degli acquisti sul dispositivo. Systema360 non riceve il numero della tua carta di pagamento dall’app e non dispone di un server di licenze che riceva i documenti.
Apple può rendere disponibili a Systema360 report di vendita, diagnostica e informazioni sui test secondo i servizi utilizzati e le relative impostazioni. TestFlight può condividere dati tecnici, arresti anomali e feedback con lo sviluppatore. Un feedback o uno screenshot che invii volontariamente può contenere informazioni personali, perciò evita di includere documenti riservati.
Il ruolo di Apple e gli eventuali trasferimenti internazionali dei suoi servizi sono descritti nella privacy Apple e nelle informazioni privacy di TestFlight. Questi servizi non vanno confusi con l’elaborazione locale dei tuoi PDF.
Assistenza e basi giuridiche
Se ci contatti, trattiamo il tuo indirizzo email, il contenuto del messaggio e gli eventuali dati tecnici o allegati che scegli di inviare. Non è necessario inviarci i PDF per usare Doculea. Fornire i dati utili all’assistenza è facoltativo, ma la loro assenza può impedirci di rispondere al problema.
La gestione delle richieste relative al prodotto si basa sull’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b del GDPR. Gli eventuali obblighi di legge si basano sulla lettera c. La gestione di abusi, sicurezza e difesa di diritti può basarsi sul legittimo interesse ai sensi della lettera f, previa valutazione dei diritti dell’interessato.
I dati ricevuti sono accessibili al personale autorizzato e ai fornitori necessari alla gestione della posta e dell’assistenza, nei rispettivi ruoli e con le garanzie richieste. Non vengono venduti né usati per pubblicità. Eventuali trattamenti extra SEE devono avvenire con un meccanismo previsto dal GDPR, come una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali standard applicabili.
Conservazione, cancellazione e backup
La durata di conservazione dei documenti e del catalogo locale è decisa da te. Puoi rimuovere una voce dal catalogo senza eliminare il PDF originale.
Eliminare PDF, bozze o pagine scansionate richiede una conferma forte con la digitazione di ELIMINA. I PDF originali vengono spostati nel Cestino quando supportato, senza eliminazione permanente alternativa. Le copie presenti in backup o in altri servizi seguono le loro impostazioni di conservazione.
Conserviamo le richieste di assistenza per il tempo necessario a gestirle e documentare la soluzione, tenendo conto delle eventuali riaperture, degli obblighi applicabili e della necessità di accertare o difendere diritti. Puoi richiedere informazioni sui dati e sui criteri di conservazione relativi alla tua richiesta.
Proteggi il Mac e le sorgenti con credenziali adeguate, accessi limitati e backup. L’app non rende automaticamente cifrati i file originali o i volumi scelti.
I tuoi diritti
Per i dati effettivamente trattati da Systema360 puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e, quando applicabili, portabilità e opposizione. Puoi revocare un eventuale consenso senza pregiudicare i trattamenti già effettuati. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente nel luogo in cui risiedi o lavori.
Scrivi a privacy@systema360.it. Rispondiamo nei termini previsti dal GDPR. Non possiamo recuperare, modificare o cancellare da remoto i documenti che non abbiamo ricevuto e che restano sul tuo Mac o nelle sorgenti scelte.
Sito e modifiche all’informativa
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Questa pagina riguarda specificamente Doculea, comprese le versioni di test. La stessa informativa è pubblicata anche su systema360.it, la cui navigazione è descritta dall’informativa e dalla cookie policy di quel sito. La data in alto identifica l’aggiornamento dell’informativa.